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Ma contribution au monde légal et à l’archivage électronique #in November 23, 2010

Posted by Vincent in : Avocat, Legal, Notaire, PDF, Professionnels, Quebec , comments closed

Pour votre information, mon intérêt au format PDF et en particulier le format PDF/A remonte à il y a un an où j’ai eu à examiner un guide sur la numérisation des documents dans les bureaux de notaires. Avec leurs obligations et les lois, un tel guide aide les notaires à se conformer et à produire un flux de travail permettant à éliminer le papier ou du moins aide à en réduire la quantité. Au Québec, chaque acte notarié doit être dans le format papier de par la loi.



Au cours de mon examen du guide, j’ai réalisé que le processus était lourd. Fait intéressant, Lexmark, Xerox, Konica et Canon ne permettaient pas la création en sortie au format PDF/A sur leurs modèles pour PME. Tout comme le gouvernement des États-Unis, la plupart des entités du Québec demandent maintenant des fichiers au format PDF/A quand ils sont soumis par voie électronique. De plus, bien qu’il n’y est pas de jurisprudence en la matière au Québec, la Chambre des notaires du Québec recommande à ses membres d’utiliser le format PDF/A pour des raisons d’archivage à long terme. Pourtant, les outils en place ne permettent pas facilement de le faire. C’est pourquoi j’ai commencé à travailler avec des fournisseurs de photocopieurs, comme Lexmark et Xerox, pour permettre la création de document PDF/A directement à partir de la machine. De cette façon, les utilisateurs n’ont pas à convertir les documents par la suite. Jusqu’à présent, Lexmark a été la plus rapide et le plus efficace car il offre maintenant quelques modèles aux notaires du Québec avec le format PDF/A en sortie et ce, après moins d’un an. Xerox nous dit qu’ils vont faire de même bientôt. Sachant que tous les corps professionnels auront besoin de ce format éventuellement, je suis fier de pouvoir dire que j’ai contribué à simplifier leur travail même si ce n’est qu’une étape dans le processus.




English version
For your information, my interest in PDF and particularly PDF/A dates back to about a year ago where I had to review a guide to scanning documents in notaries offices. With their obligations and laws, such guide would help them to be compliant and to produce a workflow to become paperless or at least reduce the amount of paper they have. In Quebec, each act must be in paper format by law.

During my review of the guide, I realized that the process was cumbersome. Interestingly, Lexmark, Xerox, Konica and Canon do not allow the creation of PDF/A as an output option on their SMB models. Just like the US government, most entities in Quebec are now asking for files in PDF/A format when they are submitted electronically. That’s why I started working with suppliers of photocopiers such as Lexmark and Xerox to allow the creation of PDF/A document directly from the photocopier. This way, users don’t have to convert the documents afterward. So far, Lexmark has been the quickest and the most effective as they now offers a few models with PDF/A output to our members after less than a year. Xerox tells us they will do the same soon.

L’OCR – Bon pour tourner les pages! #Acrobat #in November 21, 2010

Posted by Vincent in : Avocat, Legal, Notaire, Numérisation, PDF, Professionnels , comments closed

Traduction de l’article “OCR factoid (it’s good for rotating docs too)“
Site : PDF for Lawyers

Rotating arrowsBeaucoup de gens savent que l’exécution de l’OCR dans un PDF permet de faire des recherches dans le texte. (Cette fonction est pratique dans le cas où un document PDF a été créé par un numériseur. Elle n’est pas nécessaire si vous avez utilisé la fonction “Sauvegarder en tant que PDF” qui permet la recherche de texte par défaut). Les habitués savent également que l’exécution de l’OCR prend un peu de temps, jusqu’à 10 secondes par page en fonction de la qualité des pages numérisées. En fait, en raison de la lenteur beaucoup de gens n’exécutent pas l’OCR pour la plupart de leurs documents.

Cependant, si vous n’exécutez pas systématiquement l’OCR sur tous vos documents, vous devriez commencer à le faire!

Pourquoi?

Eh bien, la plupart des documents que j’ai vus contiennent beaucoup de page mal orienté. Après avoir numérisé des documents. Je veux les avoir dans le bon sens, c’est évident que ce sera plus pratique. Si ils sont sur le côté alors je veux les tourner de 90°, et si les pages sont à l’envers, je devrai les tourner de 180°. Je pourrais passer en revue chaque page et les faire tourner manuellement, mais si la quantité de document est importante cette tâche s’avère laborieuse et encline à des erreurs de manipulations.

Toutefois, si je lance l’OCR,  la rotation se fera automatiquement pour moi. C’est parce que pour faire de l’OCR le logiciel doit avoir tout le texte orienté correctement. Ainsi, la première chose qu’il fait, dans le cadre de son traitement, est d’examiner pour voir si la page est bien orientée. Si non, il fixe l’orientation automatiquement.

Même si la page est “correctement orienté” la fonction OCR aidera également dans le cas de pages qui sont un peu décalé vers un côté. Ainsi, l’OCR est non seulement idéal pour indexer le texte des documents, il est également excellent pour le nettoyage des documents et améliorer l’aspect visuel de ceux-ci.

PDF/A-1a ou PDF/A-1b? #Archive #in #Adobe October 27, 2010

Posted by Vincent in : Avocat, Legal, Notaire, Numérisation, PDF, Professionnels, Technology , comments closed

Quand il est question d’archivage, on s’entend tous pour utiliser le format PDF/A. Ce que peu de gens réalise c’est qu’il y a 2 variantes à ce standard soit le PDF/A-1a et le PDF/A-1b. Quelle est la différence?

PDF/A-1a est le format le plus stricte en conformité. Les fichiers doivent contenir des étiquettes pour l’Accessibilité. Ce format est pratique et facile à obtenir si vous partez des documents d’origine et crée le PDF à partir de Adobe PDF Maker directement dans Word, Excel et Powerpoint par exemple.

PDF/A-1b est moins restrictif. Les documents numérisé ou ceux déjà existants peuvent être converti au format PDF/A-1b dans la plupart des cas.